Хранение документов (архив)

Что такое хранение документов (архив) простыми словами

Хранение документов (архив) — это организованный процесс сбора, систематизации, физического размещения и обеспечения безопасности бумажной документации в специализированных хранилищах (архивных боксах) в соответствии с законодательными нормами. Простыми словами, это аренда помещения, которое становится внешней библиотекой для ваших рабочих папок.

Долгое время компании хранили архивы в "комнате бухгалтера", которая со временем заполнялась коробками до потолка. С переходом бизнеса на удаленку (и отказом от больших офисов) встал вопрос: куда деть тонны бумаги? Ответ — на специализированный склад self storage.

На практике компания переезжает в маленький офис. Все старые (но юридически важные) договоры, накладные, трудовые книжки уволенных сотрудников помещаются в стандартные картонные короба с крышками (архивные короба). Эти короба отвозят в бокс на 5 кв.м. Внутри бокса стоят металлические стеллажи. На каждую коробку наклеен штрихкод или маркер "Акты 2022 год". Сотрудник при необходимости приезжает на склад и берет нужную папку.

Кому и для чего нужен хранение документов (архив)

Организация внешнего архива необходима среднему и малому бизнесу, медицинским учреждениям, проектным бюро, бухгалтерским и юридическим компаниям, которые по закону обязаны хранить оригиналы с печатями.

Главное преимущество — экономия на дорогой офисной недвижимости. Зачем платить по 2000 рублей за квадратный метр в бизнес-центре класса А для хранения бумаги, если можно платить в 3 раза меньше за метр на складе? Это особенно актуально, когда архив разрастается настолько, что начинает мешать работе сотрудников.

Связанные термины и понятия

• Хранение для бизнеса — глобальная категория, в которую входит организация архивов.

• Секция — формат ограждения, популярный для архивного хранения.

• Стеллаж — обязательное оборудование для правильного архивного бокса.