Любая организация со временем накапливает большое количество документации. Ее сохранность нужно обеспечивать вплоть до прекращения деятельности фирмы. Государственная архивная служба в любой момент может потребовать какие-либо бумаги. За надлежащее хранение архива документов для бизнеса несет ответственность руководство.


Как хранить документацию

Чтобы по первому требованию найти и предоставить нужные бумаги, следует произвести их архивную обработку. Для этого проводится классификация и систематизация. Их разделяют на три основные группы:


• для отправки в общий архив;
• для хранения на месте;
• подлежащие ликвидации.


Архив документов упорядочивают, чтобы поиск был быстрым и удобным. Бумаги, отправленные в общий архив, удобно складывать в специальные короба, в каждый из которых вложена опись. Часть, которая остается в офисе, разделяется на группы:


• кадровая;
• управленческая;
• бухгалтерская.


Все текущие документы подшиваются в папки в определенном порядке, с учетом дат, корешки подписываются. Для хранения архива документов для бизнеса используют специальные стеллажи, рекомендуется влажность около 50%, стабильная температура (в идеале 17-19 °С) и мягкое проветривание.


Где хранить архив

Даже если вы очень аккуратно ведете документооборот, архивируете, своевременно уничтожаете лишние бумаги, их объем накапливается. В офисе это неудобно, а при переезде есть риск потерять половину. Хранение документов на складе – практичное решение для организаций любого масштаба:


• аренда складского помещения обойдется дешевле, чем расширение пространства офиса на ту же площадь;
• поддерживается стабильный микроклимат, бумаги не отсыревают, не разрушаются;
• боксы оборудованы системой пожаротушения, находятся под постоянным видеонаблюдением;
• доступ к архиву только у арендатора.


Компания «Сити-Бокс» оказывает услуги по хранению документов в специализированных складских терминалах, удобно расположенных рядом с транспортными развязками Москвы. Это отапливаемые охраняемые помещения, в которых поддерживаются оптимальные условия для сохранности бумаг. Мы предлагаем:


• выбор площадей от 1 м2;
• удобный подъезд к каждому терминалу;
• круглосуточный доступ к арендованным помещениям;
• помощь в перевозке и складировании архива;
• предоставление стеллажей в аренду за дополнительную плату;
• дистанционное продление договора без посещения офиса, онлайн оплату.


Стоимость услуг можно предварительно рассчитать на сайте или отправить заявку нашим менеджерам. При оформлении брони, договор будет готов к Вашему приезду. У нас можно купить короба, шпагат, самоклеящуюся бумагу, скотч и другие необходимые средства для упаковки и правильного хранения документов.