По законодательству у юридического лица и ИП есть обязанность хранить документы и вести архивы в течение 5 лет. Причём речь идёт о бумажной документации. Изменения в этом отношении в пользу электронного документооборота назревают, однако на данный момент требование всё ещё актуально. И необходимость обеспечить хранение документов в некоторых случаях способна вызвать ряд проблем. Например, если в офисе нет достаточно свободного пространства (архив имеет свойство разрастаться), запланирован переезд, нужно освободить помещение для ремонта и прочее.
Стоит также учесть и финансовый вопрос. Непосредственно хранение архива прямо в офисе может оказаться дороже аренды боксов. Ведь платить приходится за квадратный метр коммерческой недвижимости или пространства в деловом центре. А это всегда дороже аренды склада для хранения документов, так что выбор последнего будет предпочтительным. Главное – найти оптимальный вариант.
На что нужно обращать внимание при выборе склада?
Чтобы не разочароваться, необходимо грамотно выбирать склад. В процессе важно учитывать следующее:
- то, насколько он подходит для хранения документации. Об этом прямо можно спросить. Как правило, руководство склада не хочет сталкиваться с проблемами и претензиями, поэтому такую информацию никто скрывать от вас не станет;
- режим доступности. Одни боксы можно посещать круглосуточно, другие – только в рабочие часы. В последнем случае они могут быть разными;
- наличие скидок при заключении договора о хранении документации в течение длительного времени;
- ценовую политику. Одни склады просто берут за то количество квадратных метров, которое вы занимаете. Другие сдают помещениями и предлагают готовые тарифы. Вариантов хватает;
- точное местонахождение. Оно тоже может различаться. В крупных городах боксов сейчас довольно много, так что ничего не мешает выбрать тот, который находится в удобном для вас месте;
- предоставление складского оборудования для хранения. Это могут быть стойки, шкафы и т. д. Склады между собой могут различаться по степени оснащённости.
Сейчас на рынке довольно много разных боксов. Найти подходящий склад для себя вполне реально. Но если с подбором возникают трудности, можно всегда пересмотреть требования и разобраться, что у вас в приоритетах.
