Многие компании меняют офисы: одни расширяются, другие вынуждены менять помещение на более компактное, если дела идут не очень хорошо. В любом случае это очень сложный и трудоемкий процесс, занимающий немало времени и отнимающий силы, лишающий персонал возможности работать несколько дней.
При самостоятельной организации процесса следует задействовать как можно больше сотрудников, а лучше – полностью весь персонал. Так получится быстрее расфасовать и упаковать документы, разобрать мебель, оргтехнику, все упаковать аккуратно для безопасной транспортировки. Также важно подобрать правильный автотранспорт с соответствующими креплениями. Это позволит предотвратить повреждение груза, сохранить его в целостности.
Предварительно важно подготовить все необходимые упаковочные материалы, рассчитать их количество, продумать, каким образом защитить все имущество при перевозке. После упаковки следует этап загрузки в автомобиль, далее – транспортировка и выгрузка на новом месте, занос на этаж. Затем предстоит распаковка, сборка и установка на выбранных местах. Как видите, организация переезда целого офиса – сложное кропотливое мероприятие, требующее серьезной подготовки и немало сил.
Этапы организации. Основные моменты
Первоначально важно произвести ревизию. В любом офисе есть старая мебель, вышедшая из строя техника, другие неиспользуемые длительное время вещи. Если такие будут обнаружены в ходе ревизии, от них перед переездом необходимо избавиться, чтобы не тратить лишнее время на упаковку, избежать перерасхода материалов, сократить объем необходимого для транспортировки транспорта. Перед организацией понадобится распределить обязанности среди сотрудников, четко разъяснить им, какие работы предстоит выполнить.
Последовательность операций:
- сбор мелких вещей, документов и расфасовка по ящикам, коробкам, пакетам;
- ценные документы, вещи, денежные средства предпочтительнее сложить отдельно и перевезти в личном транспорте компании;
- разборка мебели и упаковка;
- упаковка техники с заполнением пустот внутри мягкими материалами;
- защита выступающих деталей, если они не могут быть демонтированы, при помощи мягких упаковочных материалов и скотча;
- каждую коробку/ящик необходимо подписать, чтобы было быстрее разгружать и разбирать на территории нового офиса.
Если сотрудников много, то практичнее разделить их на две группы: первая будет заниматься разборкой, упаковкой и организацией отправки; второй следует поручить прием, разгрузку, подъем, распаковку и расстановку. Таким образом получится оптимизировать процесс.
Какие возникают негативные моменты при самостоятельной организации переезда?
Самостоятельная организация переезда офиса может иметь некоторые негативные последствия. Любыми работами должны заниматься опытные профессионалы. Обычные офисные сотрудники, скорее всего, просто не имеют опыта. Поэтому все организационные процессы могут затянуться. Также имущество может быть упаковано не должным образом. Это приведет к его повреждению при переезде. Любой владелец компании заинтересован этого избежать, не говоря уже о возможности потери важных документов и вещей.
Поэтому в большинстве случаев предпочтительнее пользоваться услугами опытных компаний, которые умеют правильно организовывать переезды офисов независимо от количества имущества. Безусловно, саму ревизию важно осуществить самостоятельно, поскольку сторонние специалисты не способны оценить степень необходимости разных видов имущества. Процесс же организации рациональнее перепоручить профильным специалистам. Такие компании способны гарантировать результат и скорость выполнения работ, отвечают за целостность и сохранность грузов, имеют в своем распоряжении все необходимое, включая специализированный автомобильный транспорт.
Правильная организация процесса переезда
Не имеет смысла сразу же доставлять в новый офис все абсолютно имущество. Это существенно затруднит его распаковку и расстановку. Первоначально перевозят наиболее габаритные вещи. Их распаковывают и расставляют в новом помещении в соответствии с имеющимся планом оснащения площадей. Когда такое имущество будет установлено на свои места, можно будет приступать к оргтехнике и более мелким предметам. Их перевозят во вторую очередь. Надписи на коробках и ящиках позволяют разнести их по соответствующим комнатам, чтобы лишний раз не перемещать частично и просто установить, как положено.
Преимущества обращения к профессионалам
Если выбрать опытных специалистов, не понадобится привлекать сотрудников к организации переезда. Это имеет смысл, так как, во-первых, они не имеют опыта, а во-вторых, это не входит в их обязанности. В результате обращения в специализированные компании можно ни о чем не переживать. Перед выбором определенной службы понадобится осведомиться о ее авторитете, изучить отзывы. Такая работа избавит от беспокойства и позволит легко организовать переезд.
